PCT - FAQ

Gebruikers

Hoe voeg ik een gebruiker toe aan de PCT?


Bij 'gebruikers' kun je eenvoudig gebruikers toevoegen. Je kunt ook heel gemakkelijk een bestand met gebruikers in een keer uploaden. Mocht je meer gebruikers willen toevoegen dan het maximaal aantal gebruikers uit de licentie, neem dan contact op met support@protify.nl.




Welke rollen zijn er beschikbaar binnen de PCT?


Standaard zijn de volgende rollen beschikbaar: - Beheerder - Manager - Medewerkers - Viewers - Auditor Protify heeft toegang tot de PCT middels de Consultant rol. In de tool kun je bij 'gebruikers' de rechten per rol inzien.




Het lukt niet met inloggen. Hoe kan dat?


Probeer op de inlogpagina eerst op het 'oogje' te klikken, om het ingevulde wachtwoord zichtbaar te maken. Wellicht staat er een typefout of staat 'caps lock' aan. Mocht dit niet helpen, klik dan op "Ik ben mijn wachtwoord vergeten". Wanneer ook dat niet mocht werken, neem dan contact op via support@protify.nl





PCT Framework

Is er een mapping met de onderdelen uit de norm?


Jazeker. In de referentiematrix (onder algemeen) kun zien welke artikelen per norm er opgenomen zijn in de teksten. uiteraard geldt wel dat die betreffende norm in je licentie moet zijn opgenomen.




Hoe kan ik een bestand uploaden als bijlage?


Onderaan bij elk onderdeel en subonderdeel heb je de mogelijkheid om links en bestanden toe te voegen. Bestanden worden automatisch opgeslagen in de bestandenoverzicht. Dit overzicht is terug te vinden via de linkernavigatie of het menu bovenin, onder "Bestanden" In het bestandenoverzicht kun je heel gemakkelijk ook bijlagen uploaden middels de + in de rechterbovenhoek. Maximale bestandgrootte dat geupload kan worden is 30mb.




Zijn de formulieren aanpasbaar?


De standaardformulieren zijn niet aanpasbaar. Wel zijn de formulieren door Protify en/of de beheerder aan te vullen met extra velden.




Wat is een registratie?


Wanneer een formulier volledig is ingevuld, noem je dat een registratie. Per formulier zijn alle registraties in te zien bij de resultaten.




Kan ik de registraties exporteren?


Ja, ieder formulier heeft een exporteer mogelijkheid. Deze exportknop is terug te vinden in de rechterbovenhoek bij het invulformulier en bij de resultaten.




Kan ik vanuit meerdere plekken naar een bestand linken?


Dat kan. Wanneer je een bestand wilt bijvoegen heb je de keuze om een nieuw bestand te uploaden of een geupload bestand te selecteren. Wanneer je vanuit verschillende locaties naar hetzelfde bestand wilt linken, klik je op "Geüploade bestanden selecteren".




Kan ik zelf dashboards toevoegen?


Consultants en beheerders van de klantomgeving hebben de mogelijkheid om dashboards aan te maken wanneer de data in een formulier dat toe laat. Mocht je een dashboard missen, of iets willen toevoegen, neem dan contact op met de beheerder of support@protify.nl Let wel! de dashboards die gekoppeld zijn aan formulieren zijn generiek voor de hele organisatie.





Taken en maatregelen

Waar vind ik het overzicht van alle taken?


Alle taken en maatregelen worden automatisch vanuit de verschillende formulieren ingeladen in het maatregelen overzicht. In het bijbehorende statistieken dashboard heb je direct inzicht in de afgeronde en verlopen taken en maatregelen.




Wat is een maatregel?


Een maatregel is een activiteit die uitgevoerd moet worden om compliant te zijn. Wanneer er bijvoorbeeld tijdens de uitvoering van taak een afwijking of probleem wordt geconstateerd, moet daar een maatregel voor genomen worden.




Wat is een taak?


Een taak is een activiteit die moet worden uitgevoerd voor het onderhouden van het managementsysteem.




Hoe voeg ik een maatregel toe?


Een maatregel zit altijd gekoppeld aan een formulier. Bij de formulieren waar het mogelijk is om een maatregel toe te voegen, zie je een + knop. Nadat de maatregel is toegevoegd, is de maatregel terug te vinden in het maatregelen en taken overzicht. DIt overzicht is te vinden in de linkernavigatie. Het is ook mogelijk om vanuit het maatregelen en taken overzicht een maatregel toe te voegen aan het betreffende formulier.




Waar vind ik een overzicht van alle maatregelen?


Alle taken en maatregelen worden automatisch vanuit de verschillende formulieren ingeladen in het maatregelen overzicht. In het bijbehorende statistieken dashboard heb je direct inzicht in de afgeronde en verlopen taken en maatregelen.





Triggers

Kunnen de triggers naar andere medewerkers verstuurd worden?


Protify kan de triggers aan passen, zodat ze naar de juiste persoon verstuurd worden. Neem contact op met je consultant of via support@protify.nl.




Wat is een trigger?


Een trigger is een mail die verstuurd wordt naar aanleiding van een taak die uitgevoerd moet worden binnen de PCT. Dan kan zijn uit uitvoeren van een frequente test, maar ook het bijwerken van bijvoorbeeld het kwaliteitsbeleid. De verantwoordelijke voor de taak ontvangt een triggermail waarin omschreven staat welke taak hij/zij uit moet voeren. Wanneer de taak uitgevoerd is update de verantwoordelijke het takenoverzicht door in de triggermail op de link van het takenformulier te klikken.




Ik ben de triggermail kwijt. Hoe kan ik het takenoverzicht nu bijwerken?


Wanneer je inlogt in de PCT kun je taak updaten vanuit het formulier waar deze taak aan gekoppeld zit. Alle formulieren kun je vinden via de bovenbalk > PCT Framework. Mocht je er niet uitkomen, stuur dan een mailtje naar support@protify.nl





Security

Wordt er een back-up gemaakt van mijn data?


Ja. Iedere dag worden er 2 "hot storage" back-ups van de data gemaakt. Deze backups worden geëncrypt opgeslagen in Europa. Daarnaast wordt er iedere dag een encrypted "cold storage" backup gemaakt die binnen Nederland wordt opgeslagen.




Waar staat de data?


De data wordt opgeslagen in het datacenter van Digital Ocean in Nederland. Hot storage back-ups staan bij Amazon in Frankfurt. De cold back-ups worden opgeslagen in Nederland.




Kan ik zelf ook een back-up maken van mijn data?


Data kan geexporteert worden uit de tool via een Excel en/of PDF export.




Wat is de uptime van de PCT?


Er wordt gestreven naar een uptime van 99,5% tijdens werkdagen (NL) van 09:00 tot 17:00u.




Wordt de PCT door Protify ontwikkeld?


De PCT is een framework wat draait binnen de software van ISO2HANDLE. Daar wordt de software ook verder ontwikkeld. Het PCT framework is door Protify ontwikkeld.




Heeft mijn omgeving een firewall?


Elke klantomgeving heeft haar eigen firewall.




Wordt mijn PCT omgeving gemonitord?


Ja. alle klantomgevingen worden 24/7 gemonitord door de ISO2HANDLE, de softwareleverancier. Hun monitoring systemen worden op hun beurt ook gemonitord, zodat eventuele problemen direct gedetecteerd worden. Van iedere klantomgeving wordt het volgende gemonitord: - uptime (live) - aanwezigheid hot storage back-ups - aanwezigheid cold storage back-ups




Worden er PEN testen uitgevoerd op de PCT?


ISO2HANDLE laat met enige regelmaat een PEN test uitvoeren op de software.





Follow us:

  • White LinkedIn Icon
  • White Facebook Icon