Hoe zorg je er nou voor dat je als organisatie ook echt wat hebt aan een interne audit? Niet alleen afvinken of je ergens aan voldoet, maar echt op zoek gaan naar verbetering. Wij geven onze tips voor het uitvoeren van een interne audit.
Interne audits
Een interne audit, wat is dat eigenlijk? En waarom zou je dat uitvoeren? Een interne audit is een onderzoek naar het functioneren van de organisatie. Binnen de organisatie zijn er meestal mensen aangewezen om dit onderzoek uit te voeren, de interne auditors. Het is ook mogelijk om interne audits uit te besteden aan een ander bedrijf, zodat je een objectiever beeld krijgt van jouw organisatie.
Er zijn verschillende soorten interne audits:
Compliance audits, een check of de organisatie voldoet aan relevante wet- en regelgeving.
Procesaudits, het onder de loep nemen van de processen. Vaak met als doel om deze beter in te richten.
Thema-audits. Deze audit richt zich op één specifiek thema, zoals klanttevredenheid of privacy, binnen de hele organisatie.
Niet alle interne audits hebben dus hetzelfde doel. Bij een compliance audit gaat het om het voldoen aan wet- en regelgeving, en bij een procesaudit om het verbeteren van het proces. Een organisatie is gebaat bij al deze inzichten, en het liefst wil je dus dat een interne audit een zo compleet mogelijk beeld geeft.
5 tips voor het uitvoeren van een interne audit
Een goede interne auditor kijkt naar wat je als organisatie doet, hoe je dat doet en waarom je dat doet. Op die manier bepaal je wat er beter kan. Wat ‘beter’ is, dat hangt van de organisatiedoelen af. Streef je bijvoorbeeld naar de hoogste kwaliteit of wil je efficiënter werken? Dan focus je hierop tijdens een interne audit. Zo is een interne audit een hulpmiddel om de organisatiedoelen te behalen. Wij geven onze belangrijkste tips voor het uitvoeren van een geslaagde interne audit:
1. Kijk naar wat mensen doen, niet naar wat mensen zeggen dat ze doen.
Op papier kan alles er heel mooi uitzien, maar klopt dit ook met de praktijk? Heel vaak komt dit niet overeen. Als je echt op zoek wilt gaan naar wat er beter kan, is dit een goed startpunt. 2. Vraag of mensen kunnen laten zien wat ze doen.
Een interne audit is al snel een langdradige middag in een stoffig kamertje. Als mensen kunnen laten zien wat ze doen in plaats van alleen te vertellen, dan wordt het veel tastbaarder. Voor hen, maar ook voor jou. En zo kun je gelijk zien of mensen weten waar ze het over hebben, of alles soepel verloopt en waar potentiële verbeteringen zitten in het proces. 3. Sta open voor alternatieven van de organisatie.
Vooral bij een compliance audit kan je als auditor vast blijven houden aan ‘hoe het hoort’. Maar als je niet open staat voor andere inzichten, dan kun je wel eens hele goede ideeën over het hoofd zien. 4. Vraag door.
Als de organisatie bijvoorbeeld laat weten dat ze bepaalde plannen voor verbetering hebben of het anders willen doen, vraag dan naar hoe ze dat willen gaan doen. Zo krijg je meteen een beeld van of dit nog vage plannen zijn of dat ze er al goed over na hebben gedacht. 5. Probeer jouw vragen te vertalen naar vragen die logisch zijn voor degene die ze beantwoord.
Dat is lastiger dan het klinkt. Als jij bijvoorbeeld wilt weten of het management in de organisatie betrokken is bij de werknemers, dan moet je andere vragen verzinnen om tot jouw antwoord te komen. Simpelweg vragen 'is het management betrokken?' dekt de lading niet. Door andere vragen te stellen, kom je veel meer te weten. Zoals: helpt jouw leidinggevende je goed met je werk? Weet je waar je aan toe bent? Is het duidelijk voor je wat je moet doen?
Wat doet Protify?
Bijna al onze klanten kiezen ervoor om de interne audits door ons uit te laten voeren. Protify heeft de benodigde kennis om te bepalen of er voldaan wordt aan de wet- en regelgeving die relevant is voor onze klanten. Via een systematische analyse zorgen wij ervoor dat de hele organisatie grondig onder de loep wordt genomen.
Maar wij zorgen ook voor een frisse en objectieve blik, omdat wij van buitenaf naar binnen kijken. Dat levert hele andere inzichten op, en vaak blijkt dat processen beter ingericht kunnen worden. Daarnaast hebben wij als externe partij minder belangen bij de uitkomst van een interne audit dan iemand die in de organisatie werkt.
Met overzichtelijke rapportages stellen we management op de hoogte van afwijkingen en potentiële verbeteringen. Wij lichten dit altijd persoonlijk toe, om samen tot het beste plan van aanpak te komen.
Voer jij zelf je interne audits uit en heb jij nog aanvullende tips? Of wil je juist eens een andere kijk op jouw organisatie en samen bepalen wat er beter kan? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
コメント